MAKALAH PENGAWASAN
KELOMPOK V :
v KURNIAWATI
v NURANI WIDIAS TUTI
v M.JANUARDI SURYADI
v M.SUARDI IMANI
v M.HANAFIH
v MARJANAN HARIS
v M.AMIN SUHRO
WARDI
AMIKOM
MATARAM
2012/2013
Dasar-Dasar Proses Pengawasan
A. Pengertian Pengawasan
Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen
bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan
standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk
melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien
mungkin didalam mencapai tujuan.
George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Pengertian pengawasan menurut
beberapa ahli.
Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan
suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang
manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.
Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.
Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.
Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk
menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil
tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai
dengan rencana.
Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya
melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi
juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan
yang sesuai dengan apa yang direncanakan.
Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya
pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau
mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma,
standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah
proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk
menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai
dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Kesimpulannya, pengwasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan
standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system
informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta
mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
B. Tipe-Tipe Pengawasan
Dalam pengawasan terdapat beberapa
tipe pengawasan seperti yang diungkapkan Winardi (2000, hal. 589). Fungsi
pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe, atas dasar fokus aktivitas
pengawasan, antara lain:
a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
b. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
c. Pengawasan Feed Back (feed back control)
a. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).
b. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)
c. Pengawasan Feed Back (feed back control)
a.
Pengawasan
Pendahuluan (preliminary control)
Prosedur-prosedur pengawasan
pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar
kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan
dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Dipandang dari sudut prespektif
demikian, maka kebijaksanaan¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman untuk
tindakan masa mendatang. Tetapi, walaupun demikian penting untuk membedakan tindakan
menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan dan tindakan mengimplementasikannya.
Merumuskan kebijakan-kebijakan
termasuk dalam fungsi perencanaan sedangkan tndakan mengimplementasi
kebijaksanaan merupakan bagian dari fungsi pengawasan.
Pengawasan pendahuluan meliputi:
1. Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.
2. Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.
3. Pengawasan pendahuluan modal
4. Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial
Pengawasan pendahuluan meliputi:
1. Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.
2. Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.
3. Pengawasan pendahuluan modal
4. Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial
b.
Pengawasan
Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control)
Concurrent
control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang
mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:
1. Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.
2. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:
1. Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.
2. Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.
c.
Pengawasan
Feed Back (feed back control)
Sifat kas
dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan
perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi
tindakan-tindakan masa mendatang.
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:
1. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
2. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).
3. Pengawasan Kualitas (Quality Control)
4. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)
Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:
1. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
2. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).
3. Pengawasan Kualitas (Quality Control)
4. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)
C. Tahap-Tahap Proses Pengawasan
Dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
yang dilakukan oleh manajer ataupun atasan maka perIu dilakukan tahapan atau
proses pengawasan. Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses
pengawasan yaitu:
a. Menetapkan Standar
a. Menetapkan Standar
Karena perencanaan
merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri
berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana.
Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
b. Mengukur Kinerja
b. Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam
pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap
standar yang telah ditentukan.
c. Memperbaiki Penyimpangan
c. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan
tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Sedangkan menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
2. Mengukur pelaksanaan
3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Sedangkan menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
2. Mengukur pelaksanaan
3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Dari pendapat
diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa
tahapan yang harus dilakukan. Hal pertama yang harus dilakukan adalah
menetapkan standard perencanaan sehingga dalam melakukan pengawasan manajer
mempunyai standard yang jelas.
Hal berikutnya yang
perlu dilakukan adalah mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat
menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga
perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal. Kemudian setelah menetapkan
standar dan mengukur kinerja maka hal yang perlu dilakukan adalah membandingkan
pelaksanaan dengan standar yang telah membandingkan pelaksanaan dengan standar
yang telah ditetapkan. Dan yang terakhir adalah melakukan perbaikan jika
ditemukan penyimpangan¬-penyimpangan yang terjadi.
D. Pentingnya Pengawasan
Suatu prganisasi
akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang
yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah
dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap
organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan
yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para
pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
• Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
• Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
• Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
• Komunikasi
• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
• Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
• Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
• Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
• Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.
• Komunikasi
• Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
E. Perancangan Proses Pengawasan
Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:
1) Merumuskan hasil yang di inginkan
Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2) Menetapkan penunjuk hasil
Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:m
• Pengukuran input
• Hasil pada tahap awal
• Gejala yang dihadapi
• Kondisi perubahan yang diasumsikan
3) Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.
5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksiBerdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.
Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.
Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana, Winardi (2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.
Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:
1) Merumuskan hasil yang di inginkan
Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2) Menetapkan penunjuk hasil
Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:m
• Pengukuran input
• Hasil pada tahap awal
• Gejala yang dihadapi
• Kondisi perubahan yang diasumsikan
3) Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4) Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.
5) Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksiBerdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.
Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.
Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana, Winardi (2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.
F. Bidang-Bidang Pengawas-an Srategik
Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :
• Transaksi Keuangan
o Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.
o Manajemen Kas (Cash Management)
o Pengelolaan Biaya (Cost Control)
• Hubungan Manajer dan Bawahan
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
• Operasi-operasi Produktif
Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :
• Transaksi Keuangan
o Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.
o Manajemen Kas (Cash Management)
o Pengelolaan Biaya (Cost Control)
• Hubungan Manajer dan Bawahan
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
• Operasi-operasi Produktif
G. Alat Bantu Pengawasan Manajerial
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan
paling umum digunakan adalah :
1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen
pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan
kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian
dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip
pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen.
Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin
organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non
rutin atau diluar kebiasaan.
2) Management Information System (MIS)
2) Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu
metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang
diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan
keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan
operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3) Analisa Rasio
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3) Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan
antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya.
Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi
financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai
ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.
4) Penganggaran
4) Penganggaran
Anggaran dalam
organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode
waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh.
Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang
telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun
waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga
merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.
H.Management
By Exception (MBE)
Pengertian
Management By Exception (MBE)
MBE adalah suatu kemampuan dasar yang disediaakan oleh sistem informatika
yang berbasis komputer yang memikul sebagian tanggungjawab dalam pengendalian
sistem fisik maka waktu yang dimiliki manajer dapat digunakan secara efektif.
Pada Management By Exception (MBE) seorang manajer untuk dapat melakukan
pengendalian atas bagian yang menjadi tanggungjawabnya harus didukung oleh
tersedianya:
- Informasi mengenai apa yang telah dan sedang dicapai pada unit kerjanya.
- Standar kinerja yang dapat menunjukkan apa yang harus dicapai oleh unit kerjanya.
Stan.dar yang
dikombinasikan dengan output informasi misalnya laporan penjualan maka
memungkinkan terjadinya Management By Exception. MBE adalah gaya atau tindakan
yang dilakukan manajer apabila terjadi letidalsesuaian antara Kinerja Aktual(
apa yang telah dan sedang dicapai ) dengan Standar Kinerja ( apa yang harus
dicapai).
Contoh :
· Seorang
manajer menetukan bahwa jumlah produksi Susu Bantal Real Good dalam sehari
harus ada 50.000 bungkus sampai 75.000 bungkus. Karena suatu waktu dimana saat
kapasitas tenaga kerja lebih banyak bekerja (lembur) maka jumlah produksi Susu
Bantal Real Good meningkat drastis menjadi 94.000 bungkus hari itu. Maka
saatnya MBE beraksi. Manajer memikirkan dan mengambil keputusan yang harus
dilakukan oleh kelebihan produksi.
· Keputusan
yang dapat diambil antara lain:
1.
Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang untuk
persediaan stock.
2.
Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan harga
yang terjangkau.
3.
Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau
sampel.
Dalam
mengambil keputusan manajer harus diperhitungkan :
1.
Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang
berlangsung secara normal
2.
Keputusan dapat lebih terfokus pada hal hal yang lebih
memerlukan perhatian.
3.
Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang maupun hal
hal yang berjalan.
I.Management
Information System (MIS)
Disingkat dengan MIS. Dalam bahasa Indonesia disebut dengan Sistem
Informasi Manajemen. Didefenisikan sebagai kumpulan dari manusia dan
sumber-sumber daya di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab
mengumpulkan dan mengolah data untuk menhasilkan informasi yang berguna untuk
semua tingkatan management di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Atau, kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung
manajemen.
istilah
Management Information System (MIS) atau Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini
banyak digunakan pada tahun 1980an hingga 1990an, yang menunjukkan
sistem-sistem informasi fungsional, yaitu sistem yang diterapkan di
fungsi-fungsi organisasi.
Sistem Informasi Manajemen ini terdiri dari sistem informasi akuntasi, sistem
informasi keuangan dan sistem informasi pemasaran. MIS sudah diterapkan di
Amerika Serikat sejak awal tahun 1970an yang digunakan untuk memberikan
infromasi kepada manajer-manajer fungsional. Istilah ini sudah kurang tepat
untuk saat ini, karena sistem informasi telah berkembang melebihi kemampuan
sistem informasi fungsional.
Definisi SIM, Sistem Informasi Manajemen – Informasi dapat diibaratkan
sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di
dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan
perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan
bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu
tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,
sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang
pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan
pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak
dapat bekerja dengan baik.
J.Karakteristik
Pengawasan
yang Efektif.
Kriteria
agar MIS berjalan efektif, yaitu :
·
Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
·
Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
·
Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
·
Adanya pengujian pendahuluan
·
Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para
operator dan pemakai system
Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :
·
Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
·
Tepat waktu dalam pemakainya